Home / De perfecte adviesnota

De perfecte adviesnota

De perfecte adviesnota bestaat niet

door: Elke Ebbers, communicatieadviseur bij gemeente Horst aan de Maas

“De perfecte workshop bestaat niet”. Zo begin ik mijn workshop. Mijn buurvrouw aan tafel draait met een verbaasde blik haar hoofd naar mij toe. In een periode van 3 maanden geef ik meer dan 100 collega’s een workshop over het schrijven van een heldere adviesnota.

Even opfrissen
Eerder dit jaren kregen we signalen van onze bestuurders dat de kwaliteit van onze adviesnota’s wel een ‘boost’ kon gebruiken. Begrijpelijk: sinds de introductie van het nieuwe format in 2011 zijn er veel nieuwe collega’s bij gekomen. Bovendien is de kennis hier en daar verwaterd. Ook zijn er collega’s die de afspraken op hun eigen manier interpreteren omdat hen dat beter uitkomt. En als dat geen gevolgen heeft, is er geen reden om je aan te passen, toch? Al met al tijd voor een serie workshops om de kennis over heldere adviesnota’s op te frissen!

Ja maar….
“…. kunnen we geen kopje toevoegen waar ik de voorgeschiedenis uitgebreider kan omschrijven?”
“…. wat jij ambtelijke taal noemt, is ook gewoon officieel Nederlands.”
“…. we schrijven wel voor het college hè! Die moet dit toch kunnen begrijpen.”
“…. ik wil die informatie in de nota zelf, want een bijlage wordt toch niet gelezen.”

Het geven van de workshop betekent omgaan met weerstand. Maar ik geloof in ons format. Omdat het de lezer helpt snel een goed onderbouwd besluit te nemen. Want daar doen we het voor! En dat betekent dat we soms lastige keuzes moeten maken. Welke informatie is nodig voor dit specifieke besluit? Een moeilijke vraag voor een expert die bestuurders tot in de details mee wil nemen in het hele proces.
Gelukkig krijg ik vooral positieve feedback. Collega’s zijn verrast door de eyeopeners, ook al schrijven ze al jaren adviesnota’s.

En nu?
Het zit erop: 15 workshops voor medewerkers en managers. En nu? Hoe houden we de kwaliteit op peil? Ik adviseer mijn directie:

  • Neem standaard een workshop ‘adviesnota’s schrijven’ op in het introductieprogramma voor nieuwe adviseurs.
  • Is een adviesnota niet duidelijk? Zet hem dan niet op de agenda van de directie of het college. Geef de schrijver constructieve feedback zodat hij weet hoe het beter kan.
  • Toets na de verkiezingen of onze manier van adviseren aansluit bij de behoefte van ons nieuwe college.

En hoe zit het nu met die perfecte adviesnota? Waarom bestaat die niet? Omdat de ene lezer de andere niet is. Iedere persoon die je om feedback vraagt, ziet verbeterpunten of heeft suggesties. Stel jezelf steeds de vraag: “Helpt dit de lezer in korte tijd een goed onderbouwd besluit te nemen?”. Dan komt het echt goed!

Top